Datenschutzerklärung
DATENSCHUTZERKLÄRUNG – FUNTIME ANMELDETOOL
Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Anmeldetools ist die Gesellschaft, die das jeweilige Betreuungsangebot durchführt und mit der der Betreuungsvertrag geschlossen wird. Welche Gesellschaft dies ist, wird im Anmeldeprozess beim jeweiligen Angebot angezeigt:
Funtime Services GmbH, Am Sonnenberg 45, 44879 Bochum, vertreten durch den Geschäftsführer Dustin Mahmoodian, Registergericht: Amtsgericht Bochum, HRB 16406, Telefon: 0234 62343039, E-Mail: datenschutz@funtime-services.de
Funtime Care gGmbH, Am Sonnenberg 45, 44879 Bochum, vertreten durch den Geschäftsführer Dustin Mahmoodian, Registergericht: Amtsgericht Bochum, HRB 20471, Telefon: 0234 62343039, E-Mail: datenschutz@funtime-services.de
Im Folgenden jeweils „Funtime“. Soweit die Funtime Services GmbH das Anmeldetool technisch auch für Angebote der Funtime Care gGmbH betreibt, erfolgt dies im Auftrag der Funtime Care gGmbH auf Grundlage einer Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Funtime verarbeitet die über dieses Tool eingegebenen Daten zu folgenden Zwecken:
2.1 Durchführung der Anmeldung und Betreuung
Verarbeitung der Angaben zur Anmeldung eines oder mehrerer Kinder zu einem konkreten Ferien- oder Tagesbetreuungsangebot, zur Platzvergabe, zur Wartelistenverwaltung sowie zur organisatorischen und pädagogischen Durchführung der Betreuung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Betreuungsvertrags und vorvertragliche Maßnahmen).
2.2 Gesundheitsbezogene Angaben zum Kind
Verarbeitung von Angaben zu Allergien, Medikamenten, Behinderungen oder besonderem Förderbedarf sowie zur Schwimmfähigkeit, soweit diese für die sichere Betreuung des Kindes erforderlich sind. Diese Angaben zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Soweit ein Angebot eine Verpflegung umfasst, werden Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten in dem für die Essensplanung erforderlichen Umfang an den für die Verpflegung verantwortlichen Kunden übermittelt (siehe Abschnitt 5.2). Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung der sorgeberechtigten Person). In akuten Betreuungssituationen kann ergänzend Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen des Kindes) einschlägig sein.
2.3 Zahlungsabwicklung
Verarbeitung der Angaben zur Abrechnung des Elternbeitrags, zur Zuordnung eingehender Überweisungen anhand einer Verwendungszweck-Kennung sowie zum Abgleich der Zahlungseingänge über den elektronischen Kontoauszug (CAMT.053). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten).
2.4 Kommunikation
Versand von Anmeldebestätigungen, Zahlungsbelegen, Zahlungserinnerungen, Terminerinnerungen und Stornobestätigungen per E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
2.5 Fotoerlaubnis
Soweit die sorgeberechtigte Person eine Fotoerlaubnis erteilt, verarbeitet Funtime diese Angabe, um die zulässige Verwendung von Bildaufnahmen des Kindes intern oder öffentlich zu steuern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des Kunsturhebergesetzes (KUG).
2.6 Prüfung der Teilnahmeberechtigung und Abrechnung gegenüber Arbeitgebern
Dieser Abschnitt gilt nur für Angebote, die ein Arbeitgeber oder Auftraggeber als Leistung für seine Beschäftigten bereitstellt. In diesem Fall erhebt Funtime zusätzlich die hierfür vom Auftraggeber vorgegebenen Angaben zum Beschäftigungsverhältnis der anmeldenden Person (zum Beispiel Personalnummer, Abteilung bzw. Organisationseinheit oder dienstliche E-Mail-Adresse). Diese Angaben werden ausschließlich dazu verwendet, die Teilnahmeberechtigung zu prüfen, Platzkontingente zu verwalten und die Leistungen gegenüber dem Auftraggeber abzurechnen, und zu diesen Zwecken an den jeweiligen Arbeitgeber übermittelt (siehe Abschnitt 5.2). Für die Betreuung des Kindes selbst werden diese Angaben nicht verwendet.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des – gegebenenfalls arbeitgeberfinanzierten – Betreuungsplatzes im Rahmen des Anmeldeverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse von Funtime und des Auftraggebers an einer korrekten Berechtigungsprüfung, Kontingentsteuerung und Abrechnung). Welche dieser Angaben Pflichtangaben sind, ist im Formular gekennzeichnet; ohne sie kann eine Anmeldung zu einem arbeitgeberfinanzierten Angebot nicht berücksichtigt werden.
2.7 Angebote im Auftrag öffentlicher Träger
Dieser Abschnitt gilt nur für Angebote, die im Auftrag einer Kommune oder eines anderen öffentlichen Trägers durchgeführt werden (zum Beispiel eine kreisweite Ferienbetreuung). In diesem Fall können Teilnahme- und Abrechnungsdaten in dem für die Durchführung und Abrechnung des Programms erforderlichen Umfang an den öffentlichen Träger übermittelt werden.
3. Kategorien der verarbeiteten Daten
Über das Anmeldeformular werden folgende Daten erhoben:
– Angaben zur anmeldenden Person (Sorgeberechtigte): Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
– Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (nur bei Angeboten mit Arbeitgeberbezug, siehe Abschnitt 2.6): Personalnummer, Abteilung bzw. Organisationseinheit sowie gegebenenfalls weitere vom Auftraggeber für die Berechtigungsprüfung vorgegebene Angaben. Diese Felder sind im Formular entsprechend gekennzeichnet.
– Angaben zum Kind: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht (optional).
– Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Allergien, Medikamente und regelmäßige Medikation, Behinderung oder besonderer Förderbedarf sowie Angabe zur Schwimmfähigkeit.
– Angaben zu weiteren Personen: Notfallkontakte (Name, Beziehung zum Kind, Telefonnummer) und abholberechtigte Personen (Name, Telefonnummer). Diese Angaben werden von der anmeldenden Person eingegeben (siehe Abschnitt 4).
– Weitere Angaben: Fotoerlaubnis, freiwillige Hinweise an die Betreuung sowie gegebenenfalls angebotsspezifische Zusatzangaben (etwa Essenswünsche oder Gruppenwünsche); diese sind im Formular als solche erkennbar.
– Zahlungs- und Abrechnungsdaten: Angaben zum Elternbeitrag und Verwendungszweck-Kennung sowie zum Abgleich der Zahlungseingänge Name der zahlenden Person, IBAN und Verwendungszweck aus dem elektronischen Kontoauszug.
– Technische Daten: Zur Absicherung der Anmeldung ohne Benutzerkonto wird ein einmaliger, per E-Mail versandter Zugangslink (Magic-Link) verwendet. Dabei fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an (siehe Abschnitt 7).
4. Angaben über Dritte
Bei den Angaben zu Notfallkontakten und abholberechtigten Personen handelt es sich um personenbezogene Daten Dritter. Die anmeldende Person sichert mit der Eingabe zu, dass sie berechtigt ist, diese Daten zu übermitteln, und dass die betroffenen Personen über die Weitergabe und den Zweck informiert wurden.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
5.1 Interne Empfänger bei Funtime
Die Daten sind für das Organisationsteam von Funtime sowie für die jeweilige Standortleitung zugänglich, soweit dies für die Durchführung der Betreuung erforderlich ist.
5.2 Jeweiliger Auftraggeber (Kunde)
Der Kunde, für den ein Betreuungsangebot durchgeführt wird (zum Beispiel ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung), erhält einen Export der Anmeldungen, der auf folgende Angaben beschränkt ist: Name und Kontaktdaten der anmeldenden Person, die Angaben zum Beschäftigungsverhältnis nach Abschnitt 2.6 (soweit erhoben), Anzahl und Alter der angemeldeten Kinder, die gebuchten Betreuungstage bzw. -wochen, der Anmeldestatus sowie – soweit ein Elternbeitrag erhoben wird – dessen Höhe. Diese Angaben ermöglichen dem Auftraggeber die Prüfung, ob die Anmeldung berechtigt und korrekt erfolgt ist, sowie die Abrechnung. Namen und Geburtsdaten der Kinder werden nicht übermittelt. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse von Funtime und des Auftraggebers an der Prüfung der Teilnahmeberechtigung und der Abrechnung, siehe Abschnitt 2.6).
Liegt eine Behinderung oder ein besonderer Förderbedarf des Kindes vor, informiert Funtime den Auftraggeber hierüber nur, soweit dies zur Sicherstellung einer angemessenen Betreuung (zum Beispiel einer Eins-zu-eins-Betreuung) erforderlich ist und die sorgeberechtigte Person hierin ausdrücklich eingewilligt hat (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Umfasst das Angebot eine Verpflegung, werden dem für die Verpflegung verantwortlichen Kunden zusätzlich Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten übermittelt – grundsätzlich in zusammengefasster Form ohne Namensnennung (zum Beispiel Anzahl der Kinder je Unverträglichkeit); die namentliche Zuordnung übernimmt das Betreuungspersonal vor Ort. Eine namentliche Übermittlung an den Kunden erfolgt nur, soweit sie für die sichere Verpflegung im Einzelfall zwingend erforderlich ist und die sorgeberechtigte Person hierin ausdrücklich eingewilligt hat (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Weitergehende gesundheitsbezogene Angaben werden nicht an den Kunden übermittelt.
5.3 Auftragsverarbeiter
Funtime setzt für den technischen Betrieb des Anmeldetools sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die ausschließlich weisungsgebunden und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO tätig sind:
– SmartBase GmbH, Königsallee 178b, 44799 Bochum (Entwicklung, technischer Betrieb und Wartung des Anmeldetools).
– Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Server-Hosting; Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland).
– Resend, Inc. (USA) für den Versand der Transaktions-E-Mails. Dabei findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA statt. Resend ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO. Ergänzend hat Resend Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart.
5.4 Schutz vor automatisierten Anfragen (Cloudflare Turnstile)
Zum Schutz des Anmeldeformulars vor automatisierten Anfragen (Bots) setzt Funtime den Dienst Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc. (USA) ein. Dabei werden technische Signale wie die IP-Adresse, Angaben zum verwendeten Browser (User-Agent) sowie zum Ablauf der Prüfung verarbeitet. Turnstile setzt keine Werbe-Cookies und erstellt kein Nutzerprofil. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch und der Sicherheit des Formulars). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; eine Übermittlung in die USA erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO, ergänzt durch die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
5.5 Steuerliche Beratung
Aus dem Anmeldetool selbst werden keine personenbezogenen Daten an das steuerliche Beratungsbüro von Funtime übermittelt. Das Beratungsbüro erhält jedoch im Rahmen der laufenden Buchführung Einsicht in die Kontoumsätze von Funtime; dabei sind Name der zahlenden Person, Verwendungszweck und Betrag der Überweisung erkennbar. Diese Verarbeitung dient der Erfüllung gesetzlicher Buchführungs- und Steuerpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Das Beratungsbüro ist insoweit eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Insbesondere wird für die Zahlung kein externer Zahlungsdienstleister eingesetzt; die Zahlung erfolgt ausschließlich per Überweisung auf ein Konto von Funtime.
6. Speicherdauer
Funtime speichert die über dieses Tool erhobenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Die gesundheitsbezogenen Angaben zum Kind sowie die Angaben zu Notfallkontakten und abholberechtigten Personen werden spätestens 90 Tage nach der letzten gebuchten Betreuungswoche des Kindes automatisch anonymisiert. Wartelisten-Anmeldungen ohne bestätigten Platz werden 90 Tage nach ihrer letzten gebuchten Woche gelöscht, abgelehnte Anmeldungen nach 30 Tagen. Die übrigen Anmelde- und Betreuungsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung und Abwicklung des Angebots nicht mehr erforderlich sind.
Von dieser Löschung ausgenommen sind Unterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Rechnungen, Zahlungsbelege und steuerlich relevante Unterlagen bewahrt Funtime für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (in der Regel zehn Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB) und löscht sie nach deren Ablauf. Nachweise über erteilte Einwilligungen werden für die Dauer der jeweiligen Verarbeitung und zum Nachweis der Einwilligung gespeichert.
7. Cookies, Magic-Link und technische Verarbeitung
7.1 Das Anmeldetool verwendet keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Tracking-Zwecken. Es findet keine Nutzeranalyse und keine Weitergabe an Werbenetzwerke statt.
7.2 Um eine begonnene Anmeldung ohne Benutzerkonto später fortsetzen und abschließen zu können, wird ein einmaliger, tokenisierter Zugangslink (Magic-Link) per E-Mail versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7.3 Beim Aufruf und der Nutzung des Tools werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, soweit dies für die sichere Bereitstellung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).
7.4 Zum Schutz des Anmeldeformulars vor automatisierten Anfragen wird der Dienst Cloudflare Turnstile eingesetzt. Nähere Angaben zum Anbieter und zur Datenübermittlung finden sich in Abschnitt 5.4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
8. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber Funtime:
– Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
– Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
– Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (insbesondere bei den gesundheitsbezogenen Angaben und der Fotoerlaubnis), kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (etwa die Übermittlung nach Abschnitt 2.6), besteht das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben.
Zur Ausübung der Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.
9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde am Sitz von Funtime:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211 38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
10. Freiwilligkeit der Angaben
Die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben ist für die Durchführung der Anmeldung erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Anmeldung nicht bearbeitet werden. Die Angaben zu Gesundheit, Fotoerlaubnis und weitere als freiwillig gekennzeichnete Felder sind optional; ihre Verarbeitung erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung. Die Nichtangabe gesundheitsbezogener Informationen kann jedoch im Einzelfall die sichere Betreuung des Kindes beeinträchtigen.
11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand August 2026. Funtime passt sie an, sobald Änderungen der Verarbeitung oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen. Die im Anmeldeprozess angezeigte Fassung wird versioniert, sodass nachvollziehbar bleibt, welche Fassung zum Zeitpunkt einer Anmeldung galt.
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ENGLISH VERSION (CONVENIENCE TRANSLATION)
PRIVACY NOTICE – FUNTIME REGISTRATION TOOL
Version: August 2026. This English version is a convenience translation. The German version is legally binding.
1. Controller
The controller responsible for processing personal data within this registration tool is the company that runs the respective childcare programme and with which the childcare contract is concluded. Which company this is will be shown for each programme during the registration process:
Funtime Services GmbH, Am Sonnenberg 45, 44879 Bochum, Germany, represented by its managing director Dustin Mahmoodian, Register court: Local Court (Amtsgericht) Bochum, HRB 16406, Phone: +49 234 62343039, E-mail: datenschutz@funtime-services.de
Funtime Care gGmbH, Am Sonnenberg 45, 44879 Bochum, Germany, represented by its managing director Dustin Mahmoodian, Register court: Local Court (Amtsgericht) Bochum, HRB 20471, Phone: +49 234 62343039, E-mail: datenschutz@funtime-services.de
Hereinafter each referred to as “Funtime”. Where Funtime Services GmbH technically operates the registration tool for programmes run by Funtime Care gGmbH, it does so on behalf of Funtime Care gGmbH on the basis of a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR.
2. Purposes of processing and legal bases
Funtime processes the data entered via this tool for the following purposes:
2.1 Handling the registration and the childcare
Processing of the information provided to register one or more children for a specific holiday or day-care programme, to allocate places, to manage waiting lists and to organise and carry out the childcare. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the childcare contract and pre-contractual measures).
2.2 Health-related information about the child
Processing of information on allergies, medication, disabilities or special support needs and on swimming ability, insofar as this is necessary for the safe care of the child. This information belongs to the special categories of personal data under Art. 9 GDPR. Where a programme includes catering, information on allergies and intolerances is transmitted to the customer responsible for catering to the extent required for meal planning (see section 5.2). Legal basis: Art. 9(2)(a) GDPR (explicit consent of the person with parental authority). In acute care situations, Art. 9(2)(c) GDPR (protection of the vital interests of the child) may additionally apply.
2.3 Payment processing
Processing of information for invoicing the parental contribution, for allocating incoming transfers using a payment reference code and for reconciling incoming payments via the electronic bank statement (CAMT.053). Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the contract) and Art. 6(1)(c) GDPR (compliance with tax and commercial law obligations).
2.4 Communication
Sending registration confirmations, payment receipts, payment reminders, appointment reminders and cancellation confirmations by e-mail. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
2.5 Photo consent
Where the person with parental authority grants photo consent, Funtime processes this information in order to control the permitted internal or public use of images of the child. Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with the provisions of the German Art Copyright Act (KUG).
2.6 Verification of eligibility and billing towards employers
This section applies only to programmes that an employer or client provides as a benefit for its employees. In this case, Funtime additionally collects the information about the registering person’s employment relationship specified by the client for this purpose (for example staff number, department or organisational unit, or work e-mail address). This information is used exclusively to verify eligibility, to manage place quotas and to bill the services to the client, and is transmitted to the respective employer for these purposes (see section 5.2). It is not used for the care of the child itself.
Legal bases: Art. 6(1)(b) GDPR (provision of the – possibly employer-funded – childcare place within the registration relationship) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest of Funtime and the client in correct eligibility checks, quota management and billing). The form indicates which of these details are mandatory; without them, a registration for an employer-funded programme cannot be considered.
2.7 Programmes on behalf of public bodies
This section applies only to programmes carried out on behalf of a municipality or another public body (for example a district-wide holiday care programme). In this case, participation and billing data may be transmitted to the public body to the extent necessary for running and billing the programme.
3. Categories of data processed
The following data is collected via the registration form:
– Information about the registering person (person with parental authority): first and last name, e-mail address, phone number.
– Information about the employment relationship (only for programmes with an employer connection, see section 2.6): staff number, department or organisational unit and, where applicable, further details specified by the client for eligibility checks. These fields are marked accordingly in the form.
– Information about the child: first and last name, date of birth, gender (optional).
– Special categories of personal data (Art. 9 GDPR): allergies, medication and regular medication, disability or special support needs, and swimming ability.
– Information about other persons: emergency contacts (name, relationship to the child, phone number) and persons authorised to pick up the child (name, phone number). This information is entered by the registering person (see section 4).
– Further information: photo consent, voluntary notes for the care team and, where applicable, programme-specific additional details (such as meal or group preferences); these are recognisable as such in the form.
– Payment and billing data: information on the parental contribution and the payment reference code and, for reconciling incoming payments, the name of the paying person, IBAN and payment reference from the electronic bank statement.
– Technical data: to secure the registration without a user account, a one-time access link (magic link) sent by e-mail is used. Technically necessary connection data is generated in the process (see section 7).
4. Information about third parties
The details of emergency contacts and persons authorised to pick up the child are personal data of third parties. By entering this data, the registering person confirms that they are entitled to provide it and that the persons concerned have been informed about the disclosure and its purpose.
5. Recipients and processors
5.1 Internal recipients at Funtime
The data is accessible to Funtime’s organisation team and to the respective site management, insofar as this is necessary for carrying out the childcare.
5.2 The respective client
The client for whom a childcare programme is carried out (for example a company or a public institution) receives an export of the registrations that is limited to the following details: name and contact details of the registering person, the employment details pursuant to section 2.6 (where collected), the number and age of the registered children, the booked care days or weeks, the registration status and – where a parental contribution is charged – its amount. These details enable the client to verify that the registration is legitimate and correct, and to handle billing. Children’s names and dates of birth are not transmitted. Legal bases: Art. 6(1)(b) GDPR and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest of Funtime and the client in verifying eligibility and in billing, see section 2.6).
If a child has a disability or special support needs, Funtime informs the client thereof only insofar as this is necessary to ensure appropriate care (for example one-to-one care) and the person with parental authority has explicitly consented (Art. 9(2)(a) GDPR).
Where the programme includes catering, information on allergies and intolerances is additionally transmitted to the customer responsible for catering – as a rule in aggregated form without naming individuals (for example the number of children per intolerance); the assignment to individual children is handled by the care staff on site. Transmission of names to the client only takes place where this is strictly necessary for safe catering in the individual case and the person with parental authority has explicitly consented (Art. 9(2)(a) GDPR). No further health-related information is transmitted to the client.
5.3 Processors
For the technical operation of the registration tool, Funtime uses carefully selected service providers who act exclusively on instruction and on the basis of data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR:
– SmartBase GmbH, Königsallee 178b, 44799 Bochum, Germany (development, technical operation and maintenance of the registration tool).
– Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany (server hosting; data centre in Nuremberg, Germany).
– Resend, Inc. (USA) for sending transactional e-mails. This involves a transfer of personal data to the USA. Resend is certified under the EU-US Data Privacy Framework; the transfer is therefore based on the adequacy decision of the EU Commission pursuant to Art. 45 GDPR. In addition, Resend has agreed to standard contractual clauses pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR.
5.4 Protection against automated requests (Cloudflare Turnstile)
To protect the registration form against automated requests (bots), Funtime uses the Cloudflare Turnstile service provided by Cloudflare, Inc. (USA). Technical signals such as the IP address, information about the browser used (user agent) and the course of the check are processed. Turnstile does not set advertising cookies and does not create a user profile. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in preventing misuse and in the security of the form). Cloudflare is certified under the EU-US Data Privacy Framework; any transfer to the USA is therefore based on the adequacy decision of the EU Commission pursuant to Art. 45 GDPR, supplemented by the standard contractual clauses pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR.
5.5 Tax advisory
No personal data is transmitted from the registration tool itself to Funtime’s tax advisory office. However, as part of the ongoing bookkeeping, the advisory office has access to Funtime’s bank account transactions; the name of the paying person, the payment reference and the amount of the transfer are visible in this context. This processing serves to fulfil statutory bookkeeping and tax obligations (Art. 6(1)(c) GDPR). In this respect, the advisory office is independently responsible under data protection law.
No further disclosure to third parties takes place. In particular, no external payment service provider is used; payment is made exclusively by bank transfer to a Funtime account.
6. Storage period
Funtime stores the data collected via this tool only for as long as necessary for the purposes stated. The health-related information about the child and the details of emergency contacts and persons authorised to pick up the child are automatically anonymised no later than 90 days after the child’s last booked care week. Waiting-list registrations without a confirmed place are deleted 90 days after their last booked week; rejected registrations after 30 days. The remaining registration and care data is deleted as soon as it is no longer required for running and settling the programme.
Documents subject to statutory retention obligations are exempt from this deletion. Funtime retains invoices, payment receipts and tax-relevant documents for the duration of the statutory retention periods (as a rule ten years pursuant to Section 147 of the German Fiscal Code (AO) and Section 257 of the German Commercial Code (HGB)) and deletes them upon expiry. Records of consents given are stored for the duration of the respective processing and as proof of consent.
7. Cookies, magic link and technical processing
7.1 The registration tool does not use cookies for analytics, marketing or tracking purposes. There is no user analysis and no disclosure to advertising networks.
7.2 To allow a registration started without a user account to be resumed and completed later, a one-time, tokenised access link (magic link) is sent by e-mail. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.
7.3 When the tool is accessed and used, technically necessary connection data is processed insofar as this is required for secure provision. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure and functional operation).
7.4 To protect the registration form against automated requests, the Cloudflare Turnstile service is used. Further details on the provider and the data transfer can be found in section 5.4. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR.
8. Rights of data subjects
Under the GDPR, data subjects have the following rights vis-à-vis Funtime:
– Right of access (Art. 15 GDPR)
– Right to rectification (Art. 16 GDPR)
– Right to erasure (Art. 17 GDPR)
– Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
– Right to data portability (Art. 20 GDPR)
– Right to object to processing (Art. 21 GDPR)
Where processing is based on consent (in particular for the health-related information and the photo consent), this consent may be withdrawn at any time with effect for the future. The lawfulness of the processing carried out up to the withdrawal remains unaffected.
Where processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR (such as the transmission pursuant to section 2.6), the right to object under Art. 21 GDPR exists on grounds relating to the data subject’s particular situation.
To exercise these rights, an informal message to the contact details stated in section 1 is sufficient.
9. Right to lodge a complaint with a supervisory authority
Data subjects have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The competent authority is the one at Funtime’s registered office:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, PO Box 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Germany, Phone: +49 211 38424-0, E-mail: poststelle@ldi.nrw.de
10. Voluntary nature of the information
Providing the details marked as mandatory fields is necessary for handling the registration. Without this information, the registration cannot be processed. The information on health, photo consent and other fields marked as voluntary is optional; it is processed only on the basis of separate consent. However, not providing health-related information may, in individual cases, impair the safe care of the child.
11. No automated decision-making
No decision-making based solely on automated processing, including profiling within the meaning of Art. 22 GDPR, takes place.
12. Currency and amendment of this privacy notice
This privacy notice is dated August 2026. Funtime will adapt it whenever changes to the processing or the legal framework so require. The version displayed during the registration process is versioned so that it remains traceable which version applied at the time of a registration.